Come adattarsi alla nuova
fatturazione elettronica

Prima in Europa, l’Italia ha visto l’arrivo dell’obbligo della fatturazione elettronica per professionisti e aziende, che implica un deciso passo in avanti nel processo di digitalizzazione delle aziende nostrane, troppo spesso in ritardo rispetto al resto d’Europa. 

Cosa si intende con fatturazione elettronica? Si tratta di un sistema di emissione e invio delle fatture completamente digitale. Addio quindi al supporto cartaceo, che non ha più nessun valore legale ma che può naturalmente venire fornito come pro-forma in caso venga richiesto dal cliente.  Le fatture ora vengono inviate in un formato specifico definito XML. Il documento contiene tutti i dati di una normale fattura, viene generato automaticamente tramite software appositi ed è firmata digitalmente. Naturalmente, sarà sempre necessario inserire i dati dell’intestatario della fattura così come i dettagli sull’acquisto. La fattura elettronica viene inviata al destinatario tramite l’SDI, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate: si tratta di una piattaforma che controlla la completezza del documento e la correttezza del file, in modo da evitare la presenza di errori e imprecisioni. 

Il nuovo sistema ha diversi vantaggi. Il primo è sicuramente quello di garantire un maggior controllo, rendendo virtualmente impossibili errori di forma. Inoltre, la possibilità di avere poter controllare tutte le fatture inviate e ricevute direttamente dal proprio cassetto fiscale o sui gestionali appositi, senza doverle digitalizzare manualmente, comporta un risparmio di tempo (e quindi di risorse di denaro) non indifferente.

Tra gli ambiti interessati da questa novità vi è anche quello dei rifornimenti di carburante. Adesso i benzinai dovranno dotarsi degli strumenti per emettere una fattura elettronica, e di lettori appositi per i codici QR di carte carburante e carte prepagate che contengono tutti i dati necessari per la fattura. Si tratta di una novità per aziende e possessori di partite IVA: la fattura digitale è infatti ora indispensabile per poter usufruire delle detrazioni IVA previste per questi soggetto economici (nell’ordine, ricordiamo, del 40% per veicoli a uso promiscuo e del 100% per veicoli a uso prettamente commerciale). Altro requisito imprescindibile è che i pagamenti vengano effettuati con mezzi di pagamento tracciabili. Sono contemplati quindi carte di credito e prepagate, assegni e bonifici, ma anche strumenti di pagamento digitali. E’ un requisito che si propone di ridurre al minimo l’evasione fiscale e l’emissione di rendiconti fasulli o incompleti.

Il funzionamento della fattura elettronica non è complesso, ma sul mercato sono in ogni caso disponibili diversi strumenti utili. Per i rifornimenti è consigliabile dotarsi di carte carburante, che sostituiscono le vecchie schede cartacee. Ce ne sono di diversi tipi, dalle monomarca alle universali alle prepagate. Tutte garantiscono vantaggi non da poco. Semplicemente presentandole al distributore vengono forniti tutti i dati necessari alla fatturazione. Vengono inoltre registrate le transazioni e gli acquisti in maniera automatica, con la possibilità di visionarli online e ottenere relazioni e statistiche dettagliate. Le carte carburante possono venire collegate a diversi veicoli aziendali tramite la targa, indipendentemente da chi ne fa uso. Sono quindi utili per quelle aziende che hanno un parco veicoli particolarmente ampio. Molto utili sono le carte prepagate, che possono venire utilizzate anche per le trasferte dei dipendenti con il doppio vantaggio di impostare limiti di budget e velocizzare i rimborsi in busta paga

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