Consultazione e conservazione delle fatture elettroniche con l’Agenzia delle Entrate
di Carla Maria Barbone
In conformità alle disposizioni del D.Lgs. n.82 del 7/3/2005 art. 21 c.5 le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica. Il termine ultimo per la conservazione è di 3 mesi dalla presentazione della Dichiarazione annuale dei redditi. Quindi, per fare un esempio concreto, le fatture relative all’anno 2020 dovranno essere conservate entro massimo fine febbraio 2022.
Un comunicato stampa del Mef del 13/03/2021 annunciava una proroga nel decreto “sostegni” attualmente in corso di redazione, di tre mesi del termine di conservazione per le fatture elettroniche e notifiche SDI relative all’anno 2019, la cui scadenza era prevista per lo scorso 10 marzo.
L’art. 43 comma 1 del Cad (Codice Amministrazione Digitale) stabilisce che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in conformità alle Linee guida AgID, quindi in conformità alle regole tecniche attuative del Cad in materia di sistema di conservazione.
L’art. 43 comma 3 del Cad, dispone che i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite.
Inoltre, l’art. 3 c. 1, lett.a) del D.M. 17 giugno 2014, precisa che in tutte le fasi di formazione, emissione, tenuta e conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale, siano rispettate le norme del codice civile e le disposizioni del codice d’amministrazione digitale Cad, nonché delle relative regole tecniche e le norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.
Anche per le notifiche Sdi vale l’obbligo di conservazione, infatti ai sensi dell’art. 2220 c.c. e del DPR n.600/73 i messaggi di ricevuta generati dal sistema di interscambio (ad esempio ricevuta di consegna o mancata consegna) sono documenti informatici e rappresentano corrispondenza commerciale, e devono essere conservati.
Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, come gli operatori economici privati, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purchè terzo rispetto al conservatore, al fine di garantire la funzione di terzietà del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione stessa. Si precisa che, il nominativo ed i riferimenti del responsabile alla conservazione, devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione di servizio con il Conservatore, nel quale sono anche riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione.
Si fa presente che può coesistere una conservazione mista, in parte elettronica e in parte cartacea, anche se la best practices raccomandata è quella di adottare una modalità uniforme e ordinata, in quanto agevola in caso di richieste di esibizione.
Infatti, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, l’art. 5, c. 2 del D.M. 17 giugno 2014 prevede che, il documento digitale sia reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico, presso la sede del contribuente, ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto.
L’omessa o ritardata conservazione di documenti fiscali è disciplinata dall’art. 9 del D. Lgs. N.471/97 e prevede la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000. Va precisato che la ritardata conservazione è considerata un’irregolarità meramente formale in quanto non deriva ostacolo all’accertamento delle imposte dovute e non arreca pregiudizio alle operazioni di controllo da parte dell’Amministrazione finanziaria. Nel caso di irregolarità di scarsa rilevanza, la sanzione è ridotta fino alla metà, quindi da 500 a 4.000 euro. Nel caso venissero riscontrate reiterate irregolarità massive in merito alla conservazione (ma devono essere meramente formali!), si potrebbe applicare il principio del cumulo giuridico ex art. 12 del D.Lgs. 472/1997: la sanzione verrebbe applicata una volta soltanto con l’aumento da un quarto al doppio ( in genere si applica l’aumento di un quarto alla sanzione minima).
Il servizio di consultazione delle fatture e ricevute sdi è ad oggi di default attivo per tutti i contribuenti in attesa della scadenza dell’adesione al servizio di consultazione del 30 giugno 2021. Superato tale termine, se non si effettua esplicita adesione, si assume che il soggetto non voglia fruire dei servizi di consultazione, che quindi non saranno più disponibili in visualizzazione e download.
Il servizio di conservazione delle fatture e ricevute sdi consente di avere a disposizione in apposita area del portale web tutte le fatture e i documenti transitati. L’attivazione del servizio avviene a seguito di adesione ad un apposito accordo sottoscritto tra il Contribuente o il suo Delegato (intermediario fiscale) e l’Agenzia delle Entrate. L’accordo ha una durata di 3 anni, il suo mancato rinnovo ha valenza di recesso dal servizio.
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